¿EN QUÉ DEBO CAPACITAR A MIS EMPLEADOS O COLABORADORES?

DNC


Una de las preguntas que aparecen de manera constante por parte de los empleadores que tienen la preocupación de hacer más productivo el trabajo de su organización es: ¿En qué debo capacitar a mis empleados o colaboradores?


En algunos casos, no se cuenta con un plan claro que responda a las necesidades de la empresa o institución. En otros, dicho plan parte justamente de una identificación de necesidades, lo que le proporcionará un valor agregado al plan de capacitación.


En el mejor de los casos, suele suceder, que los interesados preguntan directamente a sus colaboradores para tratar de identificar las necesidades de capacitación. Desgraciadamente, una de las prácticas más frecuentes para el caso es creer exclusivamente en "la intuición" y se solicita o contrata el servicio de capacitación de lo que parecería ser útil para los propósitos de la organización. Otras ocasiones, existe la posibilidad de que se lleve a cabo la práctica del modelo de "oferta de capacitación", es decir, el responsable de Recursos Rumanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicación.


Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC), en muchas de las ocasiones los resultados de estos estudios quedan en apuntes o notas que jamás se registran en los archivos correspondientes.


Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral.


Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

  • Descripción de puestos.

  • Manuales de procedimientos y de organización.

  • Planes de expansión de la empresa.

  • Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).


Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas deberán aportar datos precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes).

Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.


Programa de Capacitación. Identificación de requerimientos. Antes de definir el programa, el administrador electoral necesita identificar el tipo de capacitación que se requiere. Esto implica considerar tanto el proceso que se va a verificar como el personal que lo llevará a cabo. La implementación de los programas de capacitación puede resultar costosa. Por ejemplo, en las Elecciones de Mozambique de 1994 el costo de los programas de capacitación ascendió a 6.2 millones de dólares, equivalentes al 9.6% del costo total de la elección y del registro de electores. Muchas de las tareas electorales son llevadas a cabo por personal temporal - los oficiales de las mesas de votación y los escrutadores son las dos principales categorías. En ocasiones este personal puede tener gran experiencia en la realización de estas tareas, pero en otras quizá las vayan a cumplir por primera vez. Cuando se trabaja con un personal muy numeroso a menudo resulta más complicado diseñar los programas, de tal forma que se pueda diferenciar al personal experimentado, de aquel de reciente ingreso. El programa de capacitación necesita especificar adecuadamente sus objetivos y resultar pertinente e interesante. Hay que concentrarlo en sus objetivos y hacerlo lo más sencillo posible. A través del programa de capacitación el personal experimentado debe recordar lo que se tiene que hacer; por otro lado, para el personal de nuevo ingreso debe tener un carácter introductorio y didáctico. Para el personal permanente se requiere un nivel de capacitación elevado y continuo, que debe ser instrumentado de manera progresiva en la medida en que el personal se vaya involucrando en el proceso electoral en conjunto y en las complejas áreas de actividades que lo componen. En este punto se debe prestar atención, tanto a las necesidades del individuo como a los requerimientos para capacitarlo en un procedimiento en particular. Ningún administrador de personal a nivel directivo alcanzará el punto donde conozca a la perfección todo lo relacionado con el proceso -el aprendizaje es una actividad de toda la vida. El administrador debe asegurarse que cada miembro del personal cuenta con la capacitación y apoyo necesario para ejecutar las tareas encomendadas.


Es conveniente que cada año se realicen entrevistas y una rigurosa evaluación sobre el desempeño del personal de base. Esta es una buena oportunidad para evaluar de manera abierta y amistosa la forma en que se está desempeñando el empleado. ¿Cuáles son las fortalezas y las debilidades del personal? ¿Qué están haciendo bien (y mal)? ¿Qué clase de habilidades poseen y cuáles otras les gustaría desarrollar? La capacitación debe considerar las necesidades generales de los empleados -pero, por ejemplo, la administración del tiempo o la selección, presentación, trato y negociación con el personal son habilidades que se aplican a los procesos dentro de la organización y a muchos otros aspectos de los negocios y la vida cotidiana. El proceso de evaluación debe identificar todas las necesidades de capacitación, incluyendo tanto las relativas a áreas electorales especializadas como aquellas que no lo son, y luego jerarquizarlas y establecer un programa para atender las carencias o limitaciones identificadas. Siempre es útil probar el efecto de la capacitación mediante ejercicios de simulación que evalúen qué tanto se ha asimilado.




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